Connaissez-vous les lois de la productivité ?

Celles qui vous permettent d’être au maximum de vos capacités et de bien gérer votre temps.

Qu’il s’agisse de votre vie professionnelle mais aussi personnelle, ces 13 lois peuvent vous permettre  d’optimiser votre productivité au quotidien.

Alors, prête à découvrir les techniques et astuces de grands scientifiques pour plus d’efficacité dans vos actions ?

C’est parti !

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1. La loi de Parkinson : tu estimeras le temps de chaque tâche

Selon cette loi, tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible.

Ainsi, moins nous avons de temps, plus nous priorisons en mettant en œuvre un plan d’actions efficace.

La loi de Parkinson permet d’augmenter sa productivité en suivant un planning établi à l’avance.

Imaginons que vous décidiez de vous accorder du temps  entre 14 et 16 heures pour accomplir une tâche. Il est fort probable qu’à 15h59 cette tâche soit déjà terminée.

👉 Fixez-vous un délai court pour réaliser une tâche et votre mental trouvera des solutions pour accélérer le travail et limiter les temps morts. Pour tenir votre timing, fixez-vous des échéances et créez un planning.

2. La loi de Pareto (ou du 80/20) : tu te focaliseras sur l’essentiel

La loi de Pareto appelée aussi la loi des 80/20 se base sur le principe que 80% des résultats proviennent de 20% de nos efforts.

A l’inverse, 80 % de notre temps est consommé par 20 % des tâches les moins productives.

Pour utiliser la loi de Pareto, il faut identifier l’origine des 80% de résultats et concentrer tous vos efforts dessus.

Par exemple, quelques heures de cuisine peut vous permettre de créer 80% des repas de la semaine.

👉 Restez focus sur ce qui peut augmenter les résultats et relâchez les efforts sur le reste !

👉 Hiérarchisez vos priorités : travaillez sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée, et déléguez, automatisez ou supprimez les autres.

👉 Apprenez à dire non. Ainsi vous éviterez de perdre votre temps sur des tâches qui ne vous rapportent rien ou très peu.

3. La loi de l'Ecclésiaste : chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose

Confucius n’aurait pas dit mieux mais la loi de l’Ecclésiaste nous viendrait en fait du roi Salomon.

En prenant le temps de faire une seule chose à la fois, on optimise sa productivité.

👉 Pour appliquer cette loi, ne cherchez plus à être multitâche, évitez la dispersion, concentrez-vous sur un seul objectif à la fois, et planifiez vos différentes tâches.

4. La loi d’Illich : tu feras des pauses

Passer trop de temps sur une tâche sans faire de pause peut devenir contre-productif.

En effet, la durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes.

Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais nous pouvons aussi changer d’activité, pour recharger les batteries.

La méthode Pomodoro exploite ce principe en cinq étapes :

  • décider de la tâche à effectuer ;
  • régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  • travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  • prendre une courte pause (5 minutes) ;
  • tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

👉 Fixez-vous un temps de travail et un temps de repos pour rester efficace et productif dans la durée. Respectez des cycles de 90 minutes maximum.

👉 Testez la méthode Pomodoro : 4 sessions de 25 minutes de travail plus 5 minutes de pause, puis 15 à 20 minutes de pause.

👉 Prenez le temps de souffler et acceptez vos propres limites.

5. La loi de Hofstadter : tu planifieras tes tâches en prenant en compte les imprévus

Prévoir un délai précis pour effectuer une tâche ne sera pas toujours possible. Il est donc prudent d’utiliser la technique du glissement de planning en prévoyant plus de temps pour atteindre certains objectifs. 

👉 Prenez le temps de planifier, de toujours prévoir de la marge pour les imprévus, et d’avoir un plan B en cas de problème.

6. La loi de Kotter : tu célébreras chaque petite victoire

Sans vouloir vous mettre la pression, la loi de Kotter préconise de travailler en continu sur un projet jusqu’à sa réalisation complète.

Cette loi se base sur l’importance du court terme et l’obtention de résultats immédiats. 

L’idée est de créer un sentiment d’urgence pour obtenir des résultats rapides… tout en célébrant chacune des étapes parcourues.

👉 Agissez (au lieu de rester dans la réflexion) et célébrez les petites victoires, pas à pas, jusqu’à la victoire finale.

7. La loi de Taylor : tu ordonneras tes tâches rationnellement

Cette loi vous permettra de gérer votre temps efficacement en ordonnant et en décomposant vos tâches de façon cohérente. 

On pourrait rapprocher cette loi des objectifs SMART et des actions de priorisation.

👉 Au début de la journée, prenez le temps de décomposer vos projets en différentes tâches à accomplir et de les ordonner en fonction de leur priorité et de vos rythmes de travail.

8. La loi de Swoboda-Fliess-Telscher : tu respecteras tes rythmes biologiques

Il faut le reconnaître, nous sommes tributaire de notre niveau de vitalité au quotidien.

Cette loi nous permet de repérer les moments de la journée ou nous sommes le plus efficace et d’en faire bon usage ! 

👉  Quel est le moment de la journée où vous pouvez dire être au maximum de votre productivité ? Pour le découvrir, notez toutes vos activités pendant une semaine en évaluant votre niveau de productivité (selon l’échelle de 1 à 10). Au bout d’une semaine, faites le point : quelles sont les heures où vous étiez le plus efficace ? 

Plus vous vous observerez, plus vous serez à même d’identifier les plages horaires où vous êtes la plus productive.

9. La loi de Laborit : tu commenceras par les tâches les plus délicates ou rébarbatives

Au travail nous avons tendance par instinct à rechercher la satisfaction immédiate et à fuir l’effort.

Nous nous arrangeons spontanément pour faire :

  • Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît
  • Ce qui est facile avant ce qui est difficile
  • Ce qui va vite avant ce qui prend du temps
  • Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau
  • Ce qui est urgent avant ce qui est important
  • Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi.

Commencer une journée par les activités les plus désagréables ne fait pas rêver, je sais.

La bonne nouvelle c’est que vous pourrez ensuite vous consacrer à des choses plus sympas. Toute tâche laborieuse mérite bien une récompense ! 

👉  Commencez par effectuer les tâches les plus difficiles et pénibles à accomplir. 

10. La loi de Carlson : tu limiteras les interruptions

Il s’agit ici de rester concentré sur une activité et d’éviter les distractions.

En effet, vous serez plus productive en vous concentrant une bonne fois sur votre comptabilité par exemple, qu’en faisant les comptes quand cela vous chante (ou lorsque vous y pensez).

Selon les études, nous mettrions entre 3, 10 voire 25 minutes à atteindre la concentration optimale. Si vous interrompez une tâche en cours, vous aurez mille peines à vous y remettre par la suite. 

Réduire les interruptions intempestives c’est gagner en efficacité et en énergie.

👉 Regroupez les tâches de même nature, et faites-les à la suite.

👉 Protégez-vous des interruptions et des distractions qui morcellent le travail.

11. La loi de Metcalfe : tu élargiras ton réseau

Vous ne pouvez pas toujours rester seule dans votre coin si vous souhaitez évoluer tant professionnellement que personnellement.

Cette loi nous rappelle que plus on est de fous et plus on rit. 

Enfin pour être plus précis (et plus juste), plus on est nombreux et plus on apporte de la valeur et de l’efficacité à un projet.

En unissant vos forces avec d’autres individus, vous gagnerez en productivité ! 

👉 Déléguez certaines tâches et impliquez votre réseau dans la réalisation de vos projets et objectifs. 

12. La loi de Douglas : tu travailleras dans un espace ordonné

La nature ayant horreur du vide, les dossiers et documents peuvent s’accumuler jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles, ce qui rend notre espace de travail désordonné, et perturbe ainsi notre concentration.

Votre bureau est grand, en bazar et jonché de choses inutiles ?

Utilisez la loi de Douglas pour réduire vos espaces au minimum vital. C’est le premier pas vers plus d’efficacité. 

👉 Rangez, triez et nettoyez régulièrement votre espace de travail. Laissez votre espace de travail propre et net à chaque fin de journée.

13. La loi de Fraisse : tu alterneras tes tâches en fonction de l’intérêt que tu leur portes

Selon cette loi, notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tâche à accomplir.

Autrement dit, plus une activité nous intéresse, plus elle paraît brève ; plus elle nous déplaît, plus le temps nous paraît long.

L’efficacité et la créativité se maintiennent et se développent grâce à l’alternance et la diversité des activités.

👉   Alternez les tâches plaisantes, neutres et déplaisantes, et attribuez-leur des durées fixes pour éviter les débordements.

Si vous souhaitez gagner en efficacité et en productivité dans votre organisation quotidienne, ces lois de productivité sont là pour vous aider.

L’application cumulée de plusieurs des lois de la gestion du temps peut vous rendre de grands services.

Mais peut-être en utilisez-vous déjà quelques-unes sans le savoir ?

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