“L’objectif est la clé de voûte de la gestion du temps” Marc Roussel

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Comprendre notre fonctionnement face au temps est essentiel pour une meilleure gestion de notre énergie et de nos performances. Les Lois de la gestion du temps nous permettent de comprendre comment fonctionne notre cerveau afin de nous créer un cadre de travail adapté. Voici quelques clés très utiles, faites-en bon usage.

1. La loi de Laborit : tu commenceras par les tâches les plus délicates ou rébarbatives

Au travail nous avons tendance par instinct à rechercher la satisfaction immédiate et à fuir l’effort. Aussi, nous nous arrangeons spontanément pour faire :

  • Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît
  • Ce qui est facile avant ce qui est difficile
  • Ce qui va vite avant ce qui prend du temps
  • Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau
  • Ce qui est urgent avant ce qui est important
  • Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi.

=> Commencez par effectuer les tâches les plus difficiles et pénibles à accomplir.

2. La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : tu respecteras tes rythmes biologiques

Nous vivons tous selon plusieurs rythmes (de notre environnement, de la planète, de notre corps, de notre cerveau). Il est essentiel de les connaître pour déterminer ses périodes d’activité optimales. Quelques questions pour vous aider à déterminer vos propres rythmes :

=> Combien de minutes dure votre cycle de sommeil ? De travail ?

=> Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur votre activité ?

=> Quel est le moment de la journée où vous pouvez dire être au maximum de votre productivité ? Pour le découvrir, notez toutes vos activités pendant une semaine en évaluant votre niveau de productivité (selon l’échelle de 1 à 10). Au bout d’une semaine, faites le point : quelles sont les heures où vous étiez le plus efficace ?

3. La loi d’Illich : tu feras des pauses

Cette loi énonce qu’au-delà d’un certain seuil, notre efficacité décroît, voire même devient négative. La durée de concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes. Prendre une pause est souvent la meilleure solution, mais nous pouvons aussi changer d’activité, pour recharger les batteries. La méthode Pomodoro exploite pleinement ce principe. La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  • décider de la tâche à effectuer ;
  • régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  • travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  • prendre une courte pause (5 minutes) ;
  • tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

=> Faites régulièrement des pauses au travail pour être plus productif. Respectez des cycles de 90 minutes maximum.

=> Testez la méthode Pomodoro : 4 sessions de 25 minutes de travail plus 5 minutes de pause, puis 15 à 20 minutes de pause.

=> Prenez le temps de souffler et acceptez vos propres limites.

4. La loi de Fraisse : tu alterneras tes tâches en fonction de l’intérêt que tu leur portes

Selon cette loi, notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tâche à accomplir. Autrement dit, plus une activité nous intéresse, plus elle paraît brève ; plus elle nous déplaît, plus le temps nous paraît long. Un déséquilibre ou une uniformité dans les activités et rythmes provoquent rapidement une baisse de productivité. L’efficacité et la créativité se maintiennent et se développent grâce à l’alternance et la diversité des activités.

=> Alternez les tâches plaisantes, neutres et déplaisantes, et attribuez-leur des durées fixes afin d’éviter les débordements.

5. La loi de Carlson : tu limiteras les interruptions

Selon cette loi, un travail effectué en continu demande moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. En effet, il faut plusieurs minutes pour replonger dans une tâche interrompue et recouvrer sa pleine concentration. Selon les études, nous mettrions entre 3, 10 voire 25 minutes à atteindre la concentration optimale. Réduire les interruptions intempestives c’est gagner en efficacité et en énergie (moins d’épuisement en fin de journée).

=> Regroupez les tâches de même nature, et faites-les à la suite.

=> Protégez-vous des interruptions et des distractions qui morcellent le travail.

6. La loi de Douglas : tu travailleras dans un espace ordonné

La nature ayant horreur du vide, les dossiers et documents peuvent s’accumuler jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles, ce qui rend notre espace de travail désordonné, et perturbe ainsi notre concentration.

=> Triez vos documents, ordonnez votre espace de travail, classez vos e-mails, organisez votre bureau et vos systèmes de « pense bête » (pour éviter les innombrables post-it).

=> N’hésitez pas à jeter tout ce qui ne sert plus.

=> Laissez votre espace de travail propre et net à chaque fin de journée.

7. La loi de l’Ecclésiaste : chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose

Selon cette loi, chaque activité nécessite un temps de réalisation, et il y a un temps pour chaque activité. Cela signifie qu’il est préférable de ne faire qu’une activité à la fois (éviter la dispersion). Gerald Weinberg a montré l’influence du nombre de projets sur notre productivité. Ci-dessous un tableau récapitulatif.

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Ainsi, si nous avons deux projets à effectuer en même temps, notre niveau de productivité perd 20 %. Si nous avons quatre projets à mener en même temps, notre niveau de productivité chute de 60 %.

=> Ne faites pas plusieurs choses à la fois.

=> Planifiez vos différentes tâches.

8. La loi de Taylor : tu ordonneras tes tâches rationnellement

Selon cette loi, l’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. C’est pourquoi il est essentiel de décomposer et ordonner ses tâches, en vue d’optimiser au mieux votre temps de travail.

=> Au début de la journée, prenez le temps de décomposer vos projets en différentes tâches à accomplir et de les ordonner en fonction de leur priorité et de vos rythmes de travail.

9. La loi de Parkinson : tu estimeras le temps de chaque tâche

Selon cette loi, tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible. Aussi, que nous ayons une heure ou une journée pour effectuer un travail, nous l’effectuons dans le temps imparti, même si l’activité en question demande moins de temps de réalisation. Moins nous avons de temps, plus nous priorisons en mettant en œuvre un plan d’actions. Si le délai que vous vous fixez pour la réalisation d’une tâche est court, votre cerveau fera tout pour accélérer le travail, raccourcir chaque opération, éliminer les temps morts. A l’inverse, si la durée prévue est longue, il prendra ses aises, fera des digressions, et vous ne serez pas efficace.

=> Fixez-vous des échéances pour réaliser votre tâche. Ensuite, réduisez le temps prévu de 10% (ou plus) et réfléchissez pendant quelques minutes aux moyens que vous allez mettre en place respecter votre planning.

10. La loi de Pareto (ou du 80/20) : tu te focaliseras sur l’essentiel

Selon cette loi, 20 % du travail produit déjà 80 % des résultats. A l’inverse, 80 % du temps est consommé par 20 % des tâches les moins productives. Cette loi peut s’appliquer dans de nombreux domaines de notre vie (par exemple, nous n’utilisons le plus souvent que 20 % de notre espace ; 80 % de notre vie, de notre part de satisfaction est souvent concentrée dans 20 % de notre temps).

=> Hiérarchisez vos priorités : travaillez sur les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée, et déléguez, automatisez ou supprimez les autres. Il est primordial de déléguer autant que possible pour exploiter au mieux vos talents majeurs.

=> Apprenez à dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne vous rapportent rien ou très peu.

11. La loi de Hofstadter : tu planifieras tes tâches en prenant en compte les imprévus

Selon cette loi, chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ.

=> Prenez le temps de planifier, de toujours prévoir de la marge pour les imprévus, et d’avoir un plan B en cas de problème.

12. La loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum) : tu évalueras les risques et prévoiras de la marge

Selon cette loi, tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera mal. Ou, s’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

=> Ne remplissez pas votre agenda à 100 %. Prévoyez des battements entre vos rendez-vous et du temps supplémentaire pour certaines tâches, surtout celles que vous ne maîtrisez pas encore. Évaluez les risques de vos actions, et priez pour que les emm… n’arrivent pas.

13. La loi de Kotter : tu célébreras chaque petite victoire

Selon cette loi, les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.

=> Agissez (au lieu de rester dans la réflexion) et célébrez les petites victoires, pas à pas, jusqu’à la victoire finale.

A toutes ces lois, j’ajouterai quelques lois express, plus connues sous formes de phrases :

  • “A chaque jour suffit sa peine”
  • “Un objectif est un rêve avec une échéance”
  • “Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation”
  • “Se visualiser comme ayant déjà réussi augmente les chances de réussir”

L’application cumulée de plusieurs des lois de la gestion du temps peut vous rendre de grands services.

Téléchargez la fiche action de la leçon et prenez le temps de la compléter… et de vous mettre à l’action !